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亚-搏全站手机网页登入页面:亚-搏全站手机网页登入页面会议室使用管理规定(试行)

发布时间:2015-11-03 08:11:00 作者:校办公室 来源:校办公室
    

为加强学校会议室的管理,确保会议室的正常使用,特制定本规定。
一、会议室功能安排
(一)A407会议室(10座,圆桌):董事会会议、校领导会见兄弟院校的主要领导以及海内外有关人士等。
(二)A302会议室(12座,条桌):校党委会、校长办公会、校领导召集的有关专题会议等。
(三)B413会议室(35座,条桌,投影仪、扩音设备):校领导接待上级领导检查、调研,签订事关学校发展和对外交流等方面的协议、合同、备忘录,重要学术科研交流活动,副处级以上干部会,校领导召集的有关专题会议和经批准由机关职能部门召集的有关会议。
(四)圆形报告厅会议室(活动座椅,投影仪、扩音设备):全校性教职工大会,大型会议,签约活动。
(五)图书馆学术报告厅(500座,固定座椅):学术报告会,教职工代表会议,教职工元旦晚会,小型文艺演出,演讲比赛等。
(六)接待中心一楼接待室(13座):校领导会见客人,校领导安排临时会谈和重要来宾临时休息。
(七)接待中心一号会议室(二楼北,40座):灵活使用。
(八)接待中心二号会议室(三楼南,66座):灵活使用。
(九)接待中心三号会议室(四楼南,34座):灵活使用。
(十)接待中心四号会议室(四楼北,80座):灵活使用。
二、申请程序
  各职能部门、下属学院使用会议室须向校办公室预约申请(接待中心自行接待除外)大型会议提前三天,一般会议提前一天,登记并经批准后方可安排使用。
  1.会议室使用必须提前预约,不提前预约的常规性会议一般不予安排使用。
  2.机关各职能部门、学院、各群团、协会等组织使用学术报告厅需向校办公室提前申请,经批准后方可使用。
  3.校办严格按照各会议室功能安排使用。特殊情况下,各职能部门、学院不得超越使用范围使用其他会议室。
  4.因未办理登记手续、登记不及时或不明确而造成延误会议等后果,由联系部门负责。
三、使用管理
(一)会议室主要供学校会议和学术科研活动使用,各部门、各学院内部会议原则上不予安排。未经批准,机关各职能部门、下属学院不得随意使用各会议室。以学生为主要参加对象召开的各类会议,一般不得使用各会议室。
(二)优先使用原则:列入学期工作计划的会议优先使用;若各院、部、处预定的会议室与学校临时性重要会议所用发生冲突,全校性会议优先使用。
(三)校级会议和接待由校办公室派专人负责引领、招待。
(四)每周一上午为集中安排会议室时间,《每周活动安排表》和校领导召集的会议优先。校领导召集的会议,召集单位应提前向办公室提出申请,由办公室根据申请单位的参会人数和会议内容进行安排。
(五)会议室一经借出,会务工作一般由使用单位派人负责。
(六)会议召集单位于会前20分钟到办公室拿钥匙开门,做好会前有关准备工作。会议用茶水、杯子由办公室负责准备,其他如横幅、鲜花、席卡、水果等由会议召集单位负责准备。
(七)使用单位应认真检查室内设施完好情况,爱护室内公用设施,小心使用,不得乱刻、乱写、乱动,不得带出.若设施受损,须照价赔偿。
(八)要注意保持会议室内的卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。
(九)注意节约用电。会议结束后,会议召集单位负责关闭会议室所有电器(包括灯具、空调、投影仪等)
(十)会议结束后,由会议室使用单位负责及时将会议室整理、清扫干净,会议用横幅要及时撤下;关闭窗户,锁好会议室门,将钥匙交还办公室,必要时由办公室管理人员进行验收。
(十一)对于不按规定使用会议室的单位,校办有权提出批评,甚至停止其再次使用会议室。
四、日常管理与维护
(一)会议室的日常管理与维护由办公室及后勤处负责,实行专人专管。
(二)工作人员或勤工助学学生每天上午上班前清扫会议室。
(三)会议室内的桌椅要摆放整齐,布置规范。
(四)随时检查会议室内的桌椅、沙发和设备,发现问题及时维修。
(五)会后及时清扫,切断电源,关闭门窗,做好安全防范工作。
五、本规定由院办公室负责解释,自发布之日起执行。

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